Approfondimento sulla DLP per le e-mail: cos'è e come funziona

Cosa sono le soluzioni di DLP per le e-mail e come funzionano?

Una soluzione di DLP per le e-mail esamina attentamente le comunicazioni che avvengono tramite posta elettronica, per impedire la condivisione non autorizzata di informazioni riservate, come identità personali, dati finanziari o proprietà intellettuale. Integrando un filtro avanzato dei contenuti delle e-mail, segnala la presenza di dati privati e blocca, mette in quarantena o cifra i messaggi sospetti prima che lascino la rete. Di conseguenza, le organizzazioni possono ridurre il rischio di fuga accidentale di dati o di e-mail dannose che espongono dati critici a destinatari indesiderati.

Oltre a limitare il flusso di dati sensibili, le soluzioni di DPL per le e-mail svolgono anche un ruolo fondamentale nella protezione dei dati aziendali. Esse rafforzano infatti il profilo di sicurezza di un'organizzazione allineando il monitoraggio della posta elettronica con altre soluzioni di sicurezza per le e-mail, e danno vita un framework coeso che aiuta a stare al passo con minacce in continua evoluzione. Grazie a queste iniziative, i team di sicurezza mantengono la piena visibilità sugli account di posta elettronica e intervengono se l'indirizzo di qualcuno o altre informazioni importanti rischiano di risultare accessibili senza autorizzazione.

Perché la DLP per le e-mail è fondamentale per la protezione e la conformità dei dati

La costante crescita delle comunicazioni digitali ha incrementato la rapidità con cui vengono scambiati i dati sensibili. Le organizzazioni di ogni dimensione condividono proprietà intellettuale, strategie aziendali e informazioni personali dei clienti tramite e-mail, una pratica che, in assenza di un solido approccio alla protezione dei dati specifico per questo canale, ne incrementa il grado di esposizione alle minacce. In un contesto simile, senza una strategia di DLP per le e-mail adeguata, anche una piccola svista nella sicurezza della posta elettronica potrebbe portare a violazioni su larga scala o alla mancanza di conformità.

Le e-mail di phishing, le minacce interne e la mancanza di conformità alle normative aggiungono un ulteriore livello di complessità. Gli aggressori sfruttano sempre più spesso l'errore umano, facendo leva sui dipendenti che non si rendono conto dell'illegittimità di un link o un allegato dannoso. Allo stesso tempo, l'inasprimento delle normative sulla protezione dei dati, come

l'RGPD e l'HIPAA, impone l'obbligo di implementare una protezione rigorosa dei dati protetti. Dai requisiti per i filtri antispam all'implementazione di procedure di verifica tracciabili, queste leggi evidenziano la necessità di adottare un metodo coerente e standardizzato per garantire la sicurezza delle comunicazioni tramite posta elettronica, rendendo la DLP per le e-mail una priorità assoluta per le aziende moderne.

Come vengono rilevate e prevenute le fughe di dati con la DPL per le e-mail

Le soluzioni di DPL per le e-mail combinano una gamma di funzioni e tecnologie per proteggere le organizzazioni da fughe di dati e violazioni. In genere, esaminano i messaggi in tempo reale, intercettano le e-mail sospette e applicano regole in linea con gli obblighi aziendali e con i requisiti di conformità.

Le principali funzionalità e caratteristiche delle soluzioni di DPL per le e-mail

Le soluzioni di DPL per le e-mail analizzano il contenuto delle e-mail in entrata e in uscita, inclusi allegati e righe dell'oggetto, per rilevare la presenza di informazioni sensibili, come dati personali o finanziari. Questi strumenti impiegano regole predefinite e criteri di rilevamento basati sui requisiti normativi o su policy aziendali personalizzate e confrontano le interazioni via e-mail con questi standard. Se un messaggio innesca un allarme, la soluzione di DLP potrebbe mettere in quarantena l'e-mail, bloccarla completamente o cifrarla per garantirne la sicurezza. Questo approccio olistico riduce il rischio di subire fughe di dati, siano esse causate da errori in buona fede o da intenti malevoli.

Le tecnologie principali degli strumenti di DPL per le e-mail

Le soluzioni moderne di DLP per le e-mail si basano su potenti metodi di rilevamento, ovvero:

• Pattern matching: questa tecnica identifica sequenze, come numeri di carte di credito o numeri di previdenza sociale, che corrispondono a pattern noti di dati sensibili.
• Analisi delle parole chiave: la soluzione verifica la presenza di termini critici o parole specifiche per un dato contesto che indicano la presenza di informazioni private (ad esempio, "riservato", "bozza di brevetto" o "solo per uso interno").
• AI e machine learning: i sistemi avanzati sono in grado di analizzare il contesto, la reputazione e le anomalie nelle e-mail per individuare le minacce più sofisticate che potrebbero sfuggire ai sistemi basati solamente su regole rigide.

Come vengono applicate le policy di protezione dei dati dalla DPL per le e-mail

Se un'e-mail è contrassegnata come sospetta, i controlli di applicazione delle policy determinano l'azione successiva, e possono avviare il blocco, la messa in quarantena o la crittografia dei messaggi in uscita contenenti dati protetti, garantendo che le informazioni non finiscano mai nelle mani sbagliate. In settori specifici, la conformità a normative come RGPD, HIPAA, PCI DSS o SOX implica la personalizzazione delle policy per soddisfare rigorosi standard di sicurezza dei dati. Perfezionando le policy in base alle esigenze specifiche di ciascuna organizzazione, le soluzioni di DLP per le e-mail riducono al minimo i falsi positivi e semplificano l'applicazione delle misure di sicurezza.

Le principali caratteristiche da ricercare in una soluzione di DPL per le e-mail

Le organizzazioni ricercano in particolare caratteristiche specifiche negli strumenti e nelle soluzioni di DPL per le e-mail, in quanto queste costituiscono la prima linea di difesa. Questi aspetti lavorano di concerto per garantire che lo scambio di dati avvenga in modo sicuro e responsabile.

• Monitoraggio e allerte in tempo reale: scansione continua dei messaggi di posta elettronica in uscita e degli allegati per identificare i comportamenti sospetti, come indirizzi IP non autorizzati o un dump di dati insolitamente grande.
• Classificazione e tagging dei dati: categorizzazione dei dati in base al relativo livello di sensibilità, consentendo al sistema di distinguere tra dettagli non importanti e dati protetti.
• Classificazione basata su AI ed ML:  gli approcci più recenti consentono un'elaborazione avanzata per individuare i contenuti sensibili in base alla lingua e al contesto, andando al di là di quanto è possibile fare con la tradizionale classificazione regex basata sulle espressioni regolari.
  Integrazione con gli strumenti di sicurezza per le e-mail: la connessione fluida tramite API con e-mail gateway, SEG (Secure E-mail Gateway), Microsoft 365 o Google Workspace aiuta a orchestrare una rete completa di soluzioni di sicurezza.
• Report e analisi avanzati: le dashboard e i log dettagliati per audit e analisi forensi favoriscono la conformità. Questo aiuta i team di sicurezza a vagliare le comunicazioni tramite e-mail rispetto a diverse minacce e livelli di rischio.

I principali vantaggi dell'implementazione della DPL per le e-mail nella tua organizzazione

L'adozione di una soluzione di DPL per le e-mail può apportare notevoli vantaggi in termini di sicurezza e conformità. Applicando controlli intelligenti, le organizzazioni migliorano significativamente la loro capacità di contrastare una vasta gamma di minacce.

• Prevenzione della perdita di dati: l'implementazione di controlli sui contenuti e sul comportamento aiuta a prevenire i tentativi di esfiltrazione non autorizzata dei dati, proteggendo le comunicazioni via e-mail dagli attacchi di utenti malintenzionati.
• Conformità alle normative: la gestione delle normative di protezione dei dati locali e globali con misure di sicurezza integrate consente di mantenere l'ottemperanza a RGPD, HIPAA, PCI DSS e SOX.
• Protezione della proprietà intellettuale: dai modelli tariffari ai dati di ricerca e sviluppo, è fondamentale tutelare tutte le tipologie di informazioni che viaggiano attraverso la posta elettronica e che sono rappresentano un vantaggio strategico dell'organizzazione.
• Visibilità sull'operatività: il monitoraggio delle tendenze sospette e dei pattern a rischio offre nuove importanti prospettive sull'utilizzo della posta elettronica, consentendo ai team di individuare con chiarezza dove potrebbero nascondersi le vulnerabilità.

Le sfide più comuni quando si implementano soluzioni di DPL per le e-mail

L'introduzione di una soluzione di DPL per le e-mail in un'organizzazione comporta in genere la necessità di superare un labirinto di ostacoli tecnici e cambiamenti di mentalità. La dirigenza deve essere pronta e preparata ad affrontare queste complessità per garantire che l'implementazione della soluzione di DPL per le e-mail sia in linea con gli obiettivi di produttività e i requisiti di conformità.

Le barriere più comuni all'implementazione efficace della DLP per le e-mail

Un ostacolo frequente riguarda la ricerca di un equilibrio tra una sicurezza rigorosa e l'efficienza delle operazioni quotidiane: la DPL per le e-mail potrebbe infatti segnalare un messaggio innocuo a causa di criteri eccessivamente rigorosi, causando così dei positivi. Questa genera inevitabilmente attriti, perché un lavoro legittimo risulterà bloccato a causa della quarantena continua o di passaggi aggiuntivi richiesti per l'autorizzazione. 

Inoltre, gli addetti ai lavori potrebbero opporsi ai cambiamenti e temere il rallentamento del flusso di lavoro del client di posta elettronica. Se a ciò si aggiungono le difficoltà dovute al perfezionare la precisione del rilevamento, è chiaro che l'implementazione di queste soluzioni richiederebbe una preparazione accurata.

Come superare le sfide legate all'implementazione della DPL per le e-mail 

Le organizzazioni possono superare queste barriere con modelli di machine learning adattivi che con il tempo riducono gli allarmi basati sui falsi positivi, consentendo un monitoraggio più accurato senza gravare sugli utenti. La formazione continua degli utenti su come usare in modo sicuro la posta elettronica aiuta i dipendenti a riconoscere le e-mail dannose e gli attacchi di phishing, rafforzando la sicurezza dei dati da potenziali errori umani. 

Anche l'implementazione graduale delle soluzioni di DLP può semplificarne l'adozione, in quanto la creazione di gruppi pilota più ridotti può evidenziare gli aspetti pratici da affinare prima di un'implementazione a livello aziendale. Rendendo la sicurezza una responsabilità condivisa, i team collaborano in modo più efficace per soddisfare i requisiti di conformità e difendersi dalle minacce.

Il futuro della DPL per le e-mail: AI, strumenti di collaborazione e non solo

Le soluzioni di DPL per le e-mail diventeranno presto più intelligenti e adattabili grazie ai progressi nell'AI e nel machine learning. Con il progredire di queste tecnologie, l'analisi contestuale potrà catturare anche i più piccoli indicatori di rischio nei messaggi di posta elettronica, come pattern comportamentali che possono suggerire sabotaggi interni o esfiltrazioni furtive di dati. Facendo luce su questi dettagli, le aziende possono rafforzare le proprie strategie di sicurezza dei dati tramite funzionalità di DLP avanzate per le e-mail basate su zero trust ed AI. Il risultato sarà un approccio più sottile al filtraggio dei contenuti delle e-mail che potrà ridurre significativamente l'esposizione indesiderata dei dati.

Oltre a questi miglioramenti, gli strumenti di DPL per le e-mail stanno estendendo il proprio ambito di protezione, che non si limiterà più a indirizzi e-mail e account di posta elettronica, ma copre anche le piattaforme di collaborazione, gli ambienti di condivisione di file e altro. La forza lavoro moderna non limita più le comunicazioni a un singolo canale, ed è per questo che gli strumenti di sicurezza informatica devono difendere numerose piattaforme. Integrando questi aspetti, le soluzioni di DLP per le e-mail di domani garantiranno una protezione più solida delle informazioni riservate delle organizzazioni, a prescindere da dove e come vengano condivise.

Ecco come Zscaler previene la perdita dei dati che avviene tramite e-mail

Zscaler offre una prevenzione avanzata della perdita di dati che si verifica tramite posta elettronica integrando potenti funzionalità di DLP nella sua piattaforma di sicurezza unificata, tutelando i dati sensibili su tutti i canali di comunicazione, incluse le e-mail. Con il rilevamento dei dati basato sull'AI e l'ispezione dei contenuti in tempo reale, Zscaler garantisce l'applicazione coerente delle policy per i dati, riducendo la complessità e le lacune che caratterizzano le soluzioni di DLP tradizionali e frammentate. Con Zscaler, le organizzazioni possono:

• Rilevare e classificare automaticamente i dati sensibili presenti nella posta elettronica, nelle app cloud e negli endpoint utilizzando modelli avanzati di AI e machine learning.
• Applicare in modo ottimale policy unificate di protezione dei dati con una visibilità centralizzata, semplificando la gestione e aumentando la precisione.
• Fornire un'ispezione TLS/SSL scalabile e completa, per assicurare che le comunicazioni cifrate non rappresentino punti ciechi.
• Estendere la protezione dei dati non solo alla posta elettronica, ma anche a web, SaaS, endpoint e workload cloud, consentendo una protezione olistica contro le fughe di dati.

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